#66 (1/3) Групиране (по динозавърски)

 Да понагазим малко в сериозните неща. Примерът, който ще разгледам е в три серии и ще илюстрира три подхода на работа в Excel, които използвам:

- "динозавърски" - подход, който не използва трикове и често е комбинация от "ръчни" операции и действия и писане на прости, независещи от версията на Excel, функции. Този подход е подходящ за илюстриране на различните възможности на Excel на начинаещи потребители. С ръка на сърцето мога да кажа, че когато бързам, често и аз го използвам. 

- "нинджа" - тук, най-често, се използват дълги функции, които изискват доста добро познаване на тънкостите на Excel. Често тези  трикове са свързани с определена (нова) версия на Excel. Тях ги препоръчвам за напреднали и хора, които искат с примери да разберат новите функции. Надали ще сваляте мадами с тях, но можете да блеснете на някое интервю за работа (или да се окаже, че знаете повече от този, който ви прави интервю, което си е драма;)

- "BI Guy";) - умишлено съкратих Power BI Guy за да стане по-весело и двусмислено;) Та в случая Power BI идва от Business Intelligence и е цял пакет от инструменти и онлайн услуги на Microsoft за лесен бизнес анализ на данни. Тези инструменти са цели паралелни вселени и изискват допълнително усилия за изучаване. Доста съм раздвоен по въпроса за тяхното използване в моя блог. От една страна те са лесни и често са от тип "point and click" (посочи и щракни). Но от друга страна, тези инструменти имат собствени езици (DAX, M) за описание, импортиране и анализ на данните, които са много по различни от Excel. И не знам до колко мястото на тяхното използване е в блог за Excel. За това ще се огранича само със "click" функционалностите им, без да влизам в дълбочина. Освен, ако няма голям интерес от вас към тези инструменти:)

Та преди да ми кажете "ей, това мога с един клик да го направя", изчакайте и трите серии на темата:)

Та към проблемът, който ще решаваме.

 Имаме списък с часове за тръгване на автобуси и искаме да ги групираме по направления
за по-лесен преглед.

Първоначални данни и групирани данни по направления

    Стъпка 0: Тук ще ми трябват допълнителни колонки и за това ще си направя нов работен лист (Dino) и ще копирам данните в него. 

    Стъпка 1: За групирането ще ми трябва да сортирам данните по направление и по час на тръгване. Доста ми е забавно, когато хора, които уж разбират Excel сортират само чрез падащия списък до имената на колонките и се чудят как да сортират по две или повече колонки. За целта се използва командата Sort от лентата Data. Там се задават нивата (в случая две) на сортиране.

Сортировка и сортирани данни

    Стъпка 2: Ще добавя нова колонка "Часове на тръгване" в която ще "натрупвам" часовете за всяко направление. В тази колонка има следната формула:

=IF([@Направление]<>B1;[@[Час на тръгване]];C1 & ", " & [@[Час на тръгване]])

    Забележка: Това е таблична формула и ако не сте ОК със странните записвания може да замените [@Направление] с B2, а [@[Час на тръгване]] с A2!

    В тази формула няма (според мен де) голяма магия. Проверяваме дали текущото направление се различава от предходния ред. Ако е така, означава, че това е първия час на тръгване за съответното направление и се взема директно стойността на колонка А! Ако не е първия час, се взема предишната стойност от колонка C и към нея се добавя запетая и часът на тръгване.

Формула за натрупване на часовете за тръгване по направления

    Стъпка 3: Ще добавя нова колонка, която ще индикира дали това е последния ред от даденото направление. Тук формулата е: 

=IF([@Направление]<>B3;"Да";"Не")

    Тук, за разлика от предходната формула, се сравнява направлението с направлението от СЛЕДВАЩИЯ ред.

Формула за намиране на последния ред за дадено направление

    Стъпка 4: Филтрираме само редовете, които се явяват последни редове за даденото направление. За филтриране използваме филтъра до името на колоната.

Филтриране на данните

    Стъпка 5: Скриваме колонки A и C (десен бутон Hide върху името на колонката).

Скриване на колонка

Ми готово! 😇 Така го правят динозаврите 💚

    П.П. Имайте предвид, че някои от стъпките могат да се направят автоматизирано и като цяло, този вариант на решение изисква ръчна работа при добавяне на нови часове в основната таблица. Но както вече писах, операциите тук са прости, бързо се изпълняват, а формулките са лесни и не изискват много мисловна дейност;) И цялото решение се прави бързо. Но то не е подходящо, ако искате да дадете готов инструмент в ръцете на някой, който хал хабере си няма от Excel. За това четете следващите серии на темата:)

    П.П.2. Работната книга с решенията се намира на  адрес работна книга GroupBy.