#65 И отново за версиите, лицензите и докуметацията

 В #63 коментирах Excel 2019 и сега е момента да кажа няколко думи за последната версия на Excel. И именно тук е уловката. Коя е последната версия на Excel?! Ако сте обърнали внимание, в шапката на блога съм посочил, че използвам Excel 2021 и Excel 365:

Excel 2021 - може би последната версия на Excel с "вечен" лиценз. При тази версия си купувате лиценз, който използвате вечно. За съжаление, към тази версия не се добавят нови функционалности и тя "замръзва" към момента на закупуване. Предимство на тази версия е, че сумата, която плащате е еднократна и окончателна. И голяма;) 

Excel 365 - Това е версията с лиценз "под наем". Т. е. плащате определена такса за използване. Много често се греши, че това е онлайн версия на Excel! Да, имате достъп до онлайн версия през portal.office.com, но можете да си инсталирате и десктоп приложение на вашите компютри, която има доста повече функционалности. Новите функционалности се добавят постоянно и никнат като гъби след дъжд. Даже и аз понякога се учудвам кога е цъфнала някоя нова функционалност:) В настоящия момент Excel 365 води с няколко обиколки пред Excel 2021. При Excel 365 има още една тънкост. Ако използвате корпоративен лиценз може да се окаже, че администратора на вашата фирма/група/организация да задържа/блокира обновленията. Или да блокира автоматичните обновления. За това проверете какви са настройките и дали версията съответства (да е близка) до текущата годината и текущия месец (в примера на фигурата се вижда, че версията е за месец август 23-та година). Това става, чрез командата File/Account.

Проверка на настройките и версията

В България на доста места се използва Excel 2021 защото фирмите имат еднократен бюджет за подмяна на софтуер, и тази версия по-лесно се краква ;)  За това на едното си работно място използва 2021, а на другото 365 и ще тествам нещата и на двете. И ще маркирам темите, които изискват Excel 365! За съжаление, може да се окаже, че ако имате по-стара версия, някои от нещата няма да работят при вас. За съжаление, няма как да поддържам и тествам на по-стари от Excel 2021 версии. За щастие, старите трикове са по-универсални и стават и за по-стари версии. Та, ако имате версии преди 2021 с едно на ум четете от #66 нататък!

Официалният списък на функциите в сайта на Microsoft съдържа някои маркировки за версията, в която се появила дадена функция, но тази информация не е пълна и особено за Excel 365, където има нова версия всеки месец няма как да се определи кога точно се е появила. За това препоръчвам обновления на функциите в Excel подържани от Better Solutions . Това е детайлен списък по версии, а за Excel 365 имаме и годината на поява на дадената функция. В сайта има и друга полезна информация за работа с MS Office. Препоръчвам този сайт.

## Завръщането на джедаите и нинджите! ;)

    Изненада!!:) Ето ме и мен. Изпратиха ми няколко линка, в които хвалят моя блог и се замислих, че е време да понапиша това онова. Погледнах старите теми и се почувствах като динозавър. В блога ми няма грам за динамичните масиви (е, в последната статия ви „предупреждавам“ за тях), нито за новите функции като XLookup, Let и възможностите да пишете собствени функции без VBA с Lamda! Няма трикове с Power Query. Excel така мръдна последните години, че „триковете“, които съм описал, се правят с новите функции и инструменти за секунди. Е, ако ги знаете да ги използвате де. Защото все още за връх на Excel “хакерството“ се смята Vlookup😊 Та дръжте си шапките, че ви чакат нови приключения и забавления, ако сте любители на Excel и анализа на данни. П.П. За радост или съжаление, освен мързел нямам оправдание за това, че спрях да пиша😊 За което се извинявам.

#64 Динамични масиви и как лесно ще се става нинджа

Едно от най-трудните неща в Excel си остават динамичните списъци. Смятам, че който може да прави сортировка или извличане с помощта на формули е малка нинджа в Excel:) В блога има теми, които засяга въпросите на динамичните списъци (например темата #008 Сортиране при въвеждане на данните). Microsoft в скоро време се канят да направят живота много по-лесен и всеки лесно да стене спец по динамичните функции.
Става въпрос за динамичните масиви. Това чудо наистина е нещо тотално ново (както казват руснаците gamechanger:). За сега трябва да влезете в програмата на тестерите на нови неща (Insider program) за да имате достъп до тези благинки, но дори да не влезете в програмата е добре да се запознаете с тази новост! Това ще ви позволи, когато се появи, най-вероятно първо в Office 365, да сте готови да ползвате този нов нинджа меч:)

В кратце това са функции, които връщат резултат във вид на масив. Хубавото е, че Excel ще покаже резултата без да се налага да натискате комбинацията Ctrl+Shift при въвеждането на тези функции, както е при така наречените CSE функции! Появата на функциите с динамични резултати е чакано отдавна в Excel общността, още повече, че в Google Shteets има вече има сходна функционалност (функции Filter и Sort). Друга е темата, защо се забавиха и  защо позволиха на Google да ги изпреварват баш в електронните таблици. Язък, че се хвалиха, че Excel е най-мощния продукт. Но както и да е. По-добре късно, отколкото никога....

Ето статията в която се обясняват новите функционалности. Preview of Dynamic Arrays in Excel.
MrExcel e подготвил и разпространява БЕЗПЛАТНО до края на година електронна книга (60 страници) за динамичните масиви!! Изтеглете си я от неговия сайт! Excel Dynamic Arrays Straight to the Point. Да имате какво да четете през коледните  празници:):)

Когато пуснат тази функционалност и за простолюдието обещавам да ви подготвя по-дълга статия с примери.

Успех в усвояването на новите оръжия:)

#63 Да вдигнем нивото или трябва ли ни Excel 2019

Длъжен да предупредя, че си инсталирах Excel 2019. Няма да тествам на по-стари версии и може да има проблеми с някой от решенията. Ще се старая да предупреждавам, че съм използвал нови възможности, но може да забравя!:)

Винаги е стоял въпроса дали да се преминава към по-новата версия на даден продукт. И както е в случая дали е по-добре "стационарния" Office  или да се използва Office 365, който е на абонаментен принцип.

Няма да влизам в дълги писания и реклами, но всеки от вариантите си имат плюсове и минуси. Едно от предимствата на Office 365 е че вие получавате веднага всички нови благинки, докато при стационарната версия чакате до следващия тираж (следващата версия).

Какво се появи в Excel 2019 може да прочетете тук: Какво е новото в Excel 2019 за Windows.

За да покажа, че новите благинки  помагат и улесняват ще се спра на функцията IFS.

Всеки преподавал Excel се поти, преподавайки вложени IF-ове, когато имаме няколко последователни условия. Обучаемите смятат, че са открили теорията на относителността, когато научат как се влагат условия. И искат да им пишем шестици за това:):) 

Задача: Да се преобразува числова оценка в оценка с думи

Вариант 1 - Класически IF
Преобразува се с помощта на "класически" вложени условия
Ако условие
  Действие
Иначе условие
   Действие
Иначе  условие
   Действие
Иначе
   Действие

IF(условие; ако е истина; IF(условие; ако е истина; IF(.....;ако е истина; иначе)...)

 =IF(H6<3;"Слаб";IF(H6<3.5;"Среден";IF(H6<"Добър";IF(H6<5.5;"Мн. добър";"Отличен"))))

Вариант 2 - Чрез IFS.
IFS НЕ ИЗИСКВА влагане. Всичко си е линейно и последователно.
IFS(условие; стойност ако е истина; условие; стойност ако е истина....) (за повече вижте синтаксиса в документацията на Microsoft).
Особеното е когато искаме да сложим стойност по подразбиране на края (частта ИНАЧЕ). Има два варианта: да сложим условие, което винаги е истина (например 1=1:) или просто да сложим константата TRUE вместо условието!

=IFS(H6<3;"Слаб";H6<3.5;"Среден";H6<4.5;"Добър";H6<5.5;"Мн. добър";TRUE;"Отличен")

Красиво и лесно! Няма влагане, няма хиляди скоби.

Успех с новите версии:)

#62 Броене на знаци или как прецаквам усилията на колеги

Реших да постна нещо за да не съм капо тази година:) А и да покажа, че съм жив и здрав и поддържам блога. Но и вие сте си виновни, че не ме тормозите и то със задачки, които биха били полезни и за останалите читатели:)

Та поради липса на подходящи теми реших да прецакам някой мой колега. Идеята на блога е да помогна в решаването на казуси от работата, а не да помагам при решаването на домашни и курсови задачи. Въпреки всичко се намира някой юнак, който да ме пробва на акъл. Та скоро получих следното писъмце:
"Благодарение на възможностите на Excel да се демонстрира определянето броя на нечетните цифри в едно цяло число. Във Word да се опише стъпка по стъпка това действие

Благодаря предварително!!!" 

Младежът директно ми беше изпратил условието:) Барабар с изискванията да се опише всичко. Аз му изпратих само функцията-решение без обяснения и не знам дали го е разбрал, обяснил и дали са му признали решението. Надявам се вече да е минало всичко и реших да напиша малко обяснения по темата.

Задача 1. Да се преброят срещанията на даден символ в текст.

За това имам цяла тема. #017 Търсене и броене със Substitute ! Добре е да си я опресните, но ако на някой не му се чете ето и краткия вариант.

Идеята е следната. Изтрива се търсения символ. Изтриването се извършва чрез заместване (функция Substitute) на символа с "" (празени стринг). След което се намира разликата между дължината на оригиналния текст и новия текст, който е без търсения символ. Разликата показва броя срещания на символа.

Пример: Да се намеря броя появявания на символа "." в текст.

=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1;".";""))

Задача 2. Да се преброят срещанията на два символа в текст

Вариант 1: По пътя на логиката може да го направим като дублираме формулата.

Пример: Да се намери броя на срещанията на символите "." и "*" в текст.

=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1;".";""))+LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1;"*";""))

Вариант 1b: Не се изискват две висши да се сетим да обединим двете дължини:

=2*LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1;".";""))-LEN(SUBSTITUTE(A1;"*";""))

Вариант 2: Сега остава да се сетим как да обединим двете резултатни дължини.

=2*LEN(A1)-SUM(LEN(SUBSTITUTE(A1;{".","*"};"")))

Изпращаме МАСИВ, който съдържа двата символа. Грешка е, ако се изпратят като един стринг ".*", защото ще подмени само там, където двата символа са един до друг! Чрез функцията Sum намираме сумата на двата резултата (двете дължини).

Задача 3. Да се преброят нечетните цифри в цяло число (задачата на юнака:)

Би трябвало да се сетили как става "магията":) Просто символите не са 2 ами 5!

=5*LEN(A2)-SUM(LEN(SUBSTITUTE(A2;{1,3,5,7,9};"")))

Excel e достатъчно "умен" и не изисква да се преобразува числото в текст, но ако някой го дразни, че разчитаме на "интелекта" на програма то тогава може да преобразува явно:

=5*LEN(TEXT(A2;"0"))-SUM(LEN(SUBSTITUTE(TEXT(A2;"0");{1,3,5,7,9};"")))

Също така няма смисъл да заграждаме в кавички цифрите, но може и така:

=5*LEN(TEXT(A2;"0"))-SUM(LEN(SUBSTITUTE(TEXT(A2;"0");{"1","3","5","7","9"};"")))

Ми това е:) Решихме задачата на младежа и на една камара бъдещи "потърпевши" от това задание:):) И искрени извинения към колегата (учител или преподавател), който дава това задание. В интерес на истината му завиждам, че има такива обучаеми на които може да даде такава задача, която хич не е лесна.

Успех:)

П.П. Обещавам да не решавам задачите на други хитреци! Не търсете лесния вариант. Няма как чрез StackOverflow и други помощници да се генерира БВП! До време е. Трябват хора, които сами решават проблемите!